1. Citește cu atenție contractul de finanțare
După obținerea fondurilor, primul lucru pe care trebuie să-l faci este să citești cu atenție contractul de finanțare. Asigură-te că înțelegi toate clauzele și obligațiile pe care le ai, inclusiv termenele limită, condițiile de raportare și regulile de eligibilitate pentru cheltuieli. Nerespectarea acestor reguli poate duce la pierderea finanțării sau la returnarea fondurilor deja primite.
Ce trebuie să verifici în contract:
- Termenele de implementare: Ai o perioadă clar definită pentru a finaliza proiectul.
- Obligațiile de raportare: Contractul va specifica cum și când trebuie să trimiți rapoarte intermediare și finale.
- Eligibilitatea cheltuielilor: Verifică dacă toate cheltuielile planificate sunt acceptate în cadrul proiectului.
2. Formează echipa de implementare a proiectului
Un proiect bine finanțat are nevoie de o echipă bine organizată. Este important să definiți clar rolurile și responsabilitățile fiecărui membru al echipei implicate în implementarea proiectului. În funcție de dimensiunea și complexitatea proiectului, echipa ta poate include:
- Managerul de proiect: Persoana responsabilă de coordonarea tuturor activităților.
- Responsabilul financiar: Se va ocupa de monitorizarea cheltuielilor și de întocmirea rapoartelor financiare.
- Responsabilii de activități: Oameni care vor gestiona aspecte specifice ale proiectului (marketing, achiziții, formare profesională etc.).
- Consultant extern: Dacă ai nevoie de expertiză suplimentară în raportare sau implementare, un consultant extern te poate ajuta să respecți regulile stricte ale finanțatorilor.
3. Creează un plan detaliat de implementare
Chiar dacă ai deja un plan aprobat în cererea de finanțare, este important să îl transformi într-un plan detaliat de implementare, cu termene clare și resurse alocate fiecărei activități.
Ce trebuie să conțină planul de implementare:
- Calendar de activități: Toate acțiunile planificate trebuie să aibă un termen limită și un responsabil desemnat.
- Buget detaliat: Fiecare cheltuială trebuie planificată astfel încât să fie realizată la timp și să fie eligibilă pentru finanțare.
- Indicatori de progres: Monitorizează îndeplinirea obiectivelor în funcție de indicatorii stabiliți în cererea de finanțare.
4. Monitorizează progresul proiectului și cheltuielile
Este esențial să monitorizezi îndeaproape fiecare etapă a proiectului și să te asiguri că totul decurge conform planului aprobat. Monitorizarea progresului și a bugetului te ajută să rămâi în grafic și să eviți eventualele probleme.
Sfaturi pentru o monitorizare eficientă:
- Revizuiește constant activitățile: Stabilește întâlniri regulate cu echipa pentru a evalua stadiul proiectului.
- Păstrează evidențe clare ale cheltuielilor: Asigură-te că fiecare cheltuială este documentată și justificată conform cerințelor finanțatorului.
- Corectează rapid derapajele: Dacă identifici întârzieri sau probleme, acționează imediat pentru a le corecta.
5. Pregătește rapoartele intermediare și finale
Raportarea este o parte esențială a oricărui proiect finanțat din fonduri nerambursabile. Finanțatorul trebuie să știe cum evoluează proiectul și dacă fondurile sunt utilizate corect. Asigură-te că:
- Rapoartele sunt completate la timp și includ toate informațiile necesare.
- Documentele justificative pentru cheltuieli sunt atașate și bine organizate.
- Indicatorii de performanță sunt urmăriți și prezentați conform planului inițial.
6. Planifică activitățile post-implementare
Prin perioada de durabilitate a proiectului se înţelege perioada de menţinere obligatorie a investiției după finalizarea implementării proiectului. De asemenea, trebuie să te asiguri că rezultatele proiectului sunt sustenabile și că acestea vor continua să aducă beneficii chiar și după încheierea finanțării.
Ce să iei în considerare pentru sustenabilitate:
- Menținerea rezultatelor: Cum vei asigura continuitatea activităților după încheierea finanțării.
- Monitorizarea impactului: Urmărește rezultatele pe termen lung și îmbunătățește procesele dacă este nevoie.
Concluzie
Obținerea finanțării este doar primul pas în succesul unui proiect. Implementarea eficientă necesită planificare riguroasă, monitorizare constantă și o echipă bine organizată. Dacă urmezi acești pași și te concentrezi pe respectarea termenelor și cerințelor impuse de finanțator, șansele ca proiectul tău să fie un succes cresc semnificativ.
Dacă ai nevoie de asistență suplimentară în implementarea proiectelor tale finanțate, Fabrica de Consultanță este aici să te ajute cu soluții personalizate și expertiză în gestionarea proiectelor finanțate din fonduri nerambursabile.