Un proiect finanțat din fonduri nerambursabile nu se încheie în momentul aprobării și semnării contractului. De fapt, etapa cea mai importantă abia începe: implementarea proiectului și relația constantă cu autoritatea de management care îl monitorizează.
O colaborare eficientă cu această instituție poate face diferența între un proiect implementat fără probleme și unul blocat de neclarități, întârzieri sau neconformități. În acest articol, îți oferim o perspectivă clară asupra modului în care poți gestiona această relație astfel încât să crești șansele de reușită a proiectului tău.
Înțelege clar rolul autorităților de management
Autoritățile de management (prescurtat AM) sunt instituții naționale desemnate să coordoneze și să monitorizeze programele de finanțare nerambursabilă – fie că vorbim de fonduri europene sau guvernamentale.
Acestea sunt responsabile pentru:
- evaluarea și aprobarea proiectelor
- semnarea contractelor de finanțare
- monitorizarea implementării proiectelor
- verificarea cheltuielilor și autorizarea plăților
- asigurarea respectării regulilor și indicatorilor stabiliți prin contract
Este important ca, din prima zi, să cunoști clar care este autoritatea de management care supraveghează proiectul tău și să înțelegi așteptările ei.
Comunică profesionist și constant
Comunicarea este esențială într-un proiect finanțat din fonduri nerambursabile. Orice întârziere, neclaritate sau modificare care nu este comunicată corect poate genera complicații.
Recomandări esențiale:
- menține un canal clar de comunicare cu persoana responsabilă din partea AM
- trimite toate documentele cerute complet, corect și în termenele stabilite
- informează prompt despre orice situație neprevăzută care poate afecta activitățile sau calendarul proiectului
- evită perioadele lungi fără nicio actualizare – chiar și o informare periodică simplă contribuie la o relație profesională de încredere
Respectă obligațiile asumate prin contractul de finanțare
Contractul semnat cu autoritatea de management este un angajament ferm, care include:
- termene precise pentru activități și raportări
- reguli privind cheltuielile și documentele justificative
- obligații legate de vizibilitatea finanțării
- reguli clare privind modificările în proiect
Este important să respecți întocmai ceea ce ai asumat. Orice deviere trebuie justificată, aprobată și comunicată corespunzător. Cu cât ai mai multă grijă la detalii, cu atât reduci riscul de probleme sau corecții financiare.
Fii proactiv în cazul modificărilor
Modificările într-un proiect pot apărea oricând: un furnizor nu respectă termenul, apar costuri neprevăzute sau trebuie ajustată o activitate.
În astfel de cazuri:
- nu lua decizii fără a informa autoritatea de management
- pregătește o solicitare de modificare bine argumentată și documentată
- așteaptă aprobarea oficială înainte de a aplica orice schimbare în proiect
Autoritățile sunt deschise dialogului, dar au nevoie de claritate, justificare și predictibilitate.
Pregătește-te pentru monitorizare
Pe parcursul implementării, autoritățile de management pot face vizite de monitorizare, fie anunțate, fie inopinate.
Pentru a fi pregătit:
- păstrează toate documentele proiectului organizate și la zi
- asigură-te că echipa proiectului cunoaște activitățile desfășurate și obiectivele asumate
- oferă răspunsuri clare, complete și transparente în cazul solicitărilor
O relație corectă și deschisă în timpul monitorizărilor contribuie la imaginea generală a proiectului și a beneficiarului.
De ce este important să lucrezi cu o echipă de consultanță
Relația cu autoritățile de management presupune cunoștințe tehnice, atenție la detalii și o bună înțelegere a cadrului procedural.
La Fabrica de Consultanță, gestionăm zilnic proiecte care presupun interacțiune directă cu autorități de management din multiple programe de finanțare. Știm exact ce se cere, cum se cere și, mai ales, cum să evităm riscurile care pot duce la pierderea finanțării sau întârzieri în implementare.
Ce facem pentru clienții noștri:
- menținem o comunicare constantă cu autoritățile în numele beneficiarului
- redactăm documentele necesare în limbajul și formatul cerut
- pregătim cereri de modificare sau clarificare care să fie acceptate rapid
- oferim sprijin în pregătirea pentru vizitele de monitorizare
Dacă ai un proiect în implementare și vrei să ai siguranța că relația cu autoritatea de management este bine gestionată, te invităm să discuți cu echipa noastră.
Telefon: 0731 536 459
Email: contact@nullfdc.ro
Fabrica de Consultanță este partenerul tău în gestionarea corectă, profesionistă și eficientă a proiectelor cu finanțare nerambursabilă. Cu noi, fiecare etapă e clară, controlată și orientată spre succes.